Obecnie dokumentacja archiwalna została uporządkowana, skatalogowana, spakowana i czeka na wywiezienie do Archiwum Państwowego w Warszawie.
Termin przekazania dokumentacji nie jest jeszcze znany, będzie wyznaczony przez Archiwum Państwowe. Informacja ta zostanie również umieszona na stronie internetowej, a wówczas Archiwum Państwowe będzie władne udostępniać akta do wglądu, gdzie prosimy kierować wszelkie pytania dotyczące poszukiwań przodków itd.
W Archiwum Domu ks. Baudouina znajdują się dokumenty dzieci, które były jego mieszkańcami:
- księgi rodowodowe od roku 1869,
- teczki dzieci od lat 30 XX wieku.
Akta są w trakcie porządkowania, niektóre roczniki są niekompletne.
Ponadto w Archiwum przechowywane są dokumenty dzieci ze zlikwidowanego Domu Małego Dziecka w Otwocku (ul. Wronia 7) z lat 1958-1996
Zasady udostępniania dokumentów archiwalnych Domu ks. Baudouina
Dokumenty historyczne Domu eksponowane w muzeum udostępniane są publicznie po wcześniejszym umówieniu wizyty.
Dokumenty archiwalne dzieci – wychowanków Domu Baudouina mogą być udostępniane po wcześniejszym umówieniu :
- byłym wychowankom (jeśli dziecko zostało adoptowane to po osiągnięciu pełnoletności),
- dzieciom i krewnym wychowanków i innym osobom po okazaniu upoważnienia osoby, której dokumenty dotyczą,
- dzieciom i potomkom po śmierci wychowanków na podstawie udokumentowanego pokrewieństwa,
- osobom i instytucjom prowadzącym badania naukowe zgodnie z zasadami etyki i ochroną danych osobowych.
Osoba, której udostępniane są dokumenty archiwalne zobowiązana jest przedstawić dokument tożsamości oraz dokumenty potwierdzające pokrewieństwo z wychowankiem, którego dokumenty dotyczą.
W obecności osoby odpowiedzialnej za archiwum udostępniane są:
- księgi wieczyste,
- księgi powierzonych dzieci,
- indywidualna dokumentacja dzieci.
Osoby zainteresowane otrzymaniem zaświadczeń lub kopii mogą otrzymać:
- zaświadczenia o pobycie,
- ksero/skan karty księgi rodowodowej/wieczystej,
- ksero/skan z księgi powierzenia dziecka,
- ksero/skan fragmentu dokumentacji medycznej mającej znaczenie w określonej przez zainteresowanego sprawie,
- fotografie mogą być przekazane dorosłym wychowankom lub ich potomkom,
- nie wykonuje się kopii z teczek socjalnych dzieci.
Osobami upoważnionymi do udostępniania informacji są osoby odpowiedzialne za archiwum Domu.
Przekazanie i udostępnienie dokumentacji odnotowywane jest z podaniem daty i nazwiska osoby otrzymującej informacje.
